平成29年度 第4回理事会議事録

1.議事日程

(1)日 時 2017年6月15日(木) 18時20分~21時40分
(2)場 所 中央学院大学本館7階 大会議室
(3)出席者 廣幡会長、西丸副会長、山田副会長、井上理事、須山理事、山上理事、宮入理事、坂本理事、
       押田理事、森口理事
(4)監 事 島田監事
(5)オブザーバー参加者 佐藤学長
(6) 事務局 菅原

2.理事会の成立

 廣幡会長の指名で進行役・森口理事より理事現員10名、出席者10名で中央学院大学学友会規約第18条第4項に基づき本会が成立する旨、報告がなされた。

3.審議事項

 廣幡会長が議長として開会を宣言し、配布議事案に沿って審議に入る。
【1】会員管理システムについて
 前回理事会審議事項2の結果を受け、「株式会社エン」担当者より、クラウド型会員管理システムについての提案がなされた。会長より株式会社エンがPマークやISOを取得していない為、本会の会員情報を扱わせる企業としては不安が残るとの意見が出された。個人情報保護法が改正され、任意団体にも罰則が適用されることから、審議の結果、会員管理システムを導入することは承認されたが、導入する企業に関して再度検討し継続審議する事となった。
【2】学友会会報等について
 菅原氏より、理事会資料2に基づき、前回理事会審議事項1にて、会報の封入・発送代行は「株式会社JTBビジネスネットワーク」と承認を得たが、その後、新規企業の売り込みがあり、同内容にて見積を依頼したところ、約50万近く安価な金額であったとの報告がなされ、業者の変更をしたい旨の説明がなされた。須山理事より、新規企業よりの見積額を再度株式会社JTBビジネスネットワークに伝え、再見積を依頼し、その結果を確認してから判断した方がよいとの意見が出された。審議の結果、須山理事の意見を理事会の結論とし、最終的な判断は会長に一任することとなった。なお、森口理事より、例年会報と併せて発送している住所不明者一覧に関して、改正された個人情報保護法に抵触する恐れはないのか確認がなされた。井上理事より、何か問題が生じた場合は会長が対応すればよいのではないかという意見が出され、会長も了承し、例年通り作成し発送する事となった。
【3】箱根駅伝応援バスツアーについて
 各理事より以下のような意見が出された。
 ・井上理事より、箱根駅伝応援バスツアーに関して、例年通り3社を使うのではなく、1社に絞り本年度と同じ5台を準備したいとの意見が出された。また、今年度キャンセルが多かったので、事前の参加費徴収とし、返金は認めない旨を募集に際して明記した方がよいとの意見も出された。
 ・山上理事からも井上理事同様の意見が出された。
 ・会長からは従前どおり3社を使いたいとの意見が出された。
 ・森口理事より、後援会同様に旅行会社(JTB等)に依頼し、バス等の一切の手配を任せた方が、万が一事故があった時の対応や、事務局側の負担も減るのではないかという意見が出された。また、キャンセルをした場合、参加費を返金しないことが、法律上問題はないのかの確認がなされた。
審議の結果、1社にまとめるが、年度ごとに業者(実績のある3社)持ち回りで行う事と、募集人数は200名(先着)、参加料金を据え置きにすることが合わせて承認された。
なお、森口理事より、箱根駅伝に毎年出場できる保証はないが、出場できなかった際問題は生じないのか、また、本会が主催する応援バスツアーは旅行業法に違反している恐れはないのか確認がなされた。西丸副会長より、旅行業法に関しては、バス会社が主催ということにすれば問題はないのではという意見が出された。
今後3社の営業を集め、会長及び井上理事より本会の要望と、上記の問題点等を説明・確認し、見積を依頼する事となった。
【4】中央学院学友会・校友会連合協議会寄付について
 会長より、中央学院学友会・校友会連合協議会(以下、連合会)に寄付を行いたいとの要望が出された。島田監事及び森口理事より、連合会の活動内容や何の目的の寄付であるかの確認がなされた。連合会の事務局長を務めている井上理事より、連合会の活動内容が説明され、親睦旅行費用に関しての寄付である旨の回答がなされ、親睦旅行を豪華にすることにより参加者が増え、親睦が深まったとの説明がなされた。島田監事より親睦旅行を豪華にしたことにより、参加者が増えたというのは、諸事情を鑑み一概には言えないのではないかとの意見が出された。宮入理事からは、親睦深めるにために、贅沢な旅行が必ずしも必要ではないのではないかという意見が出された。森口理事からは、他団体の親睦費用に本会の貴重な資金を充てるのは如何なものかとの意見が出された。さらに、森口理事からは、仮に本会より寄付金を支出し、連合会会員の親睦が深まることによって本会若しくは大学にどのような効果が得られるのかという確認がなされた。それに対し、山上理事からは、あくまで親睦を深めるためであり、ビジネスではないので効果は立証できないとの意見が出された。会長からは学校法人中央学院設置校の関係者が一堂に集まり、親睦を深めることはお金には代えがたい効果があるはずだとの意見が出された。
佐藤学長より、連合会会員内でも様々な意見(2年に一度の親睦旅行開催にする等)が出されており、連合会からの正式な寄付の依頼文書や関連する書類(決算書等含)が提出されない限り、この場での審議は難しいのではないかという意見が出され、連合会からの書類が揃い次第、次回以降の理事会で再度審議を行う事となった。
【5】その他
 ・会長より、次年度の特定寄付は、駅伝部に対して募集をしたいとの意見が出された。森口理事より、まずは駅伝部に本会よりの寄付の受取意思があるのか確認したほうがよいのではないかという意見が出された。審議の結果、会長が駅伝部に受取の意思を確認し、受取の意思が確認されれば本会として特定寄付を行う事(受取意思がない場合は特定寄付を行わない)が承認された。なお、一般寄付に関しては従前どおり募集を行うことも合わせて承認された。
 ・会長より、総会の参加者を増やすために学友会グッズを制作し、総会参加者に配布したいとの意見が出された。審議の結果、作成することが承認された。なお、具体的なグッズに関しては坂本理事と事務局とで調整して作成する事となった。
 ・総会の日時を10月28日(土)11:00~で決定した。なお、大学学園祭当日であるため、森口理事が大学側と調整する事となった。
 ・会長より、学友会会員の懇親会支援の条件についての提案がなされた。
西丸副会長より、今回の条件(10名以上集まる等)であると、クラブや団体等に所属していた会員しか支援を受けられないのではないかという意見がだされた。井上理事からも今回の条件では実施するのは難しいのではないかという意見が出された。
また、森口理事からは、本人確認が出来ない(写真が送られてきても、それが会員本人であるという確認が出来ない等)ので、不正に申請があがってくる可能性もあるのではないかという意見も出された。審議の結果、まずは1回実施し、様子を見て継続するかを再度理事会で検討することとし、賛成多数で承認された。なお実施については、坂本理事と事務局とで規約や申請書等を作成後実施することとなった。

4.報告事項

【1】課外活動助成金 活動報告について(ゴルフ部)
 森口理事より、前回理事会にて課外活動助成金が承認された、ゴルフ部より活動報告書の提出がなされたとの報告があった。

 廣幡会長より、予定されていたすべての議事が終了した旨が告げられ閉会する。

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